Rechnungs­systeme: Test zu Funktionen und Individualisier­barkeit – Das beste Buchhaltungs-Tool in 2022

Ich habe mich monatelang durch den Dschungel der verschiedenen Rechnungsprogramme gekämpft, da ich seit einiger Zeit endlich auf ein neues System umstellen wollte. Hauptgrund dafür ist, dass ich Lastschrift anbieten und Kosten erfassen möchte. Die Ergebnisse waren zumeist sehr ernüchternd, doch mittlerweile bin ich fündig geworden. Meine Erfahrungen musste ich jedoch selbst sammeln, da ich besonderen Wert auf Anpassbarkeit und einen erweiterten Funktionsumfang lege.

Update: 4.7.2027 Billomat hat die Banking-Schnittstelle ausgetauscht, ein automatischer Abgleich des Geldeingangs ist aktuell nicht möglich. Zugleich wurde nach einer Preiserhöhung das öffentliche Kundenforum abgeschaltet. Zuvor wurden automatisch die neuesten Beiträge aus dem Forum immer an ALLE angemeldeten User per E-Mail gesendet. Das ging eine lange Zeit gut, bis ein Kunde die Preiserhöhung als Betrug betitelt hat. Sofort wurde alles gelöscht. Seit dem gibt es das Forum nicht mehr. Eine offizielle Stellungnahme steht aus. Der Support reagiert weiterhin sehr erratisch. Meine Anfrage, warum der „Kunden werben Kunden“ Coupon nicht funktioniert, bleibt seit Wochen unbeantwortet. Meine Frage nach einem Entwickler-Zugang wurde prompt bearbeitet.

Das Ergebnis meiner Recherche habe ich einmal für all diejenigen aufbereitet, die ähnliche Anforderungen haben wie ich. Die Basics erfüllt ja glücklicherweise jedes Tool, aber wie sieht es mit den spannenderen Funktionen wie Lastschrift, Kundenportal und Customization bzw. Branding aus? Die meisten Tests verbleiben erstaunlicherweise meist nur an der Oberfläche. Grund genug, einmal einen genaueren Blick auf die „großen Drei“ der Buchhaltungssoftware zu werfen: Sevdesk, Billomat und Lexoffice.

Meine Wünsche und Anforderungen an ein modernes Rechnungssystem

Was ich mir wünsche, war mir früh schon relativ klar. Nur fehlte es an Tools im deutschsprachigen Raum, die diese Funktionen auch mitbringen. Auch war ich schnell dann doch etwas ernüchtert, dass es überhaupt noch einer solche ausführlichen Recherche bedarf. Es ist in der Tat erstaunlich, wie viele konzeptionelle Lücken auch sehr etablierte Tools noch aufweisen.

Ich benötige ein System, das cloudbasiert einsetzbar ist, eine geeignete mobile App für IOS hat, Eingangsrechnungen als Kosten verbuchen kann, mindestens rudimentäre Buchhaltungsfunktionen besitzt und vor allem wiederkehrende Rechnungen ermöglicht. Zu guter Letzt war mir eine Bank-/ Kontoanbindung wichtig, sodass Kontobewegungen überwacht werden, um bezahlte Rechnungen automatisch als bezahlt zu markieren. Ideal ist auch noch die Möglichkeit zur Anbindung externer Zahlungsdienstleister (bspw. für Lastschrift).

Glücklicherweise verfügen alle der folgenden Programme zunächst über meine Mindestanforderungen. Auf Basis dieser Anforderungen habe ich auch die entsprechenden Tarife für den Vergleich gewählt. Lexoffice bspw. hat in seiner neuen Tarifstruktur seit 2022 Serienrechnungen nur noch im teuersten Paket enthalten.

Spoiler Alert: Mein Sieger ist Billomat. Ich möchte aber nachfolgend gern und detailliert erklären, wieso. Wenn ihr an Billomat interessiert seid, nutzt gern meinen Empfehlungslink. Keine Sorge, den habe ich nur, weil ich das Tool nach diesem Test gebucht habe. Ich bin bei meiner Recherche absolut neutral und unvoreingenommen vorgegangen. Schließlich wollte ich einfach schauen, bei welchem System es die größte Deckung zu meinen Anforderungen gibt.

Die Must-have Features eines Rechnungssystems

	Sevdesk	Billomat	Lexoffice
Getesteter Tarif	Buchhaltung	Business	XL
Kosten pro Monat bei jährlicher Zahlweise (netto)	17,90 € (02/2022) 17,90 € (02/2023)	16 € (02/2022) 36 € (02/2023) (Firma wurde verkauft)	21,16 € (02/2022) 24,90 € (02/2023)
Verfügbare Erweiterungen	27	16	54
Mobile App	Y	Y	Y
App-Widgets (iOS)	N	N	Y
Kontoanbindung*	(Y) Punkte siehe Details	(Y) Punkte siehe Details	(Y) Punkte siehe Details
Kundencenter*	(N) Punkte siehe Details	(Y) Punkte siehe Details	(Y) Punkte siehe Details
Mahnwesen	Y	Y	Y
Automatischer Mahnungsversand	Y	Y	N (Siehe hier)
WooCommerce Support	Y (via German Market)	Y (Ja, mit eigenem WordPress Plugin)	Y (via German Market, Germanized)
Serienrechnungen-Intervalle	10 Intervalloptionen	Völlig flexibel	6 Intervalloptionen
Benutzerdefinierte Datenfelder	N Nur Tags, Notizen und Kundenwert	Y Input, Textarea, Checkboxes für Kunden, Mitarbeiter, Lieferanten, Artikel und Rechnungen	N(Y kostenpflichtig) Jein, Kundenmanager mit Historie und Dokumentenupload ab Version M
To-Do-Liste/ Aufgaben	Y	N	Y
Summe:	5	5	5

Es gab noch ein paar andere Systeme, aber diese drei hatten den größten Funktionsumfang. Auf Billomat bin ich letztlich als letztes aufmerksam geworden. Wahrscheinlich hat mich vorher immer der Name zu sehr abgeschreckt.

Ergonomie und Design der Rechnungssysteme

	Sevdesk	Billomat	Lexoffice
Live-Suche	Y	Y	N (inkonsistent)*
Favoriten/ Shortcuts	N	Y (Favoriten & Shortcuts)	N (tlw. lange Klickwege)
Interface Design/ UI (Subjektive Wertung)	3/5	5/5	1/5
Responsives Backend	N	Y	N
Anpassbares Dashboard	N (Datumsbereich)	Y (Widgets wählbar)	N (Datumsfilter im Widget)
Einnahmen-/Ausgaben Chart	Y (Balken und absolut)	N (Nur absolute Summe)	Y (Filterbarer Chart)
Summe	2	4	1

Im besten Fall arbeitet man mit dem Rechnungssystem jeden Tag. Es wäre also schon sinnvoll, wenn man es gern öffnet, schnell die wichtigsten Funktionen ausführen kann und sich rasch einen Überblick über Einnahmen und Ausgaben machen kann. Wenn das Ganze noch einigermaßen modern und angenehm gestaltet ist, umso besser.

Doch hier gab es die ersten gravierenden Unterschiede. Schauen wir uns die Übersicht in der Tabelle einmal genauer an. Zählen wir alle „Ja“ mit „1“, gewinnt Billomat in diesem Bereich deutlich. Dennoch muss ergänzt werden, dass sich das neue Design von Billomat noch im Beta-Stadium befindet. An vielen Stellen fehlen noch Funktionen oder Links, für die man in das alte Design wechseln muss (bspw. um von einem Kunden zu den zugeordneten Rechnungen zu kommen, oder um OneDrive zu konfigurieren etc.).

Das Dashboard von Sevdesk

Das Dashboard von Billomat

Das Dashboard von Lexoffice

Anpassen lassen sich die Dashboards aller Tools nur rudimentär: Bei Sevdesk kann man den angezeigten Datumsbereich der Statistiken ändern, bei Billomat aus einer Auswahl von Widgets wählen und diese frei platzieren. Lexoffice bietet einen sehr praktischen „Privat“-Modus ohne die Anzeige der Geldbeträge und zwei Filter im Hauptstatistik-Widget. Sehr praktisch ist bei Billomat zudem die frei konfigurierbare Favoriten-Leiste. Eine bei den anderen Anbietern sehr schmerzlich vermisste Funktion.

Sah das alte Billomat noch einigermaßen gruselig aus, ist das neue Design für mich tatsächlich das angenehmste aller getesteten drei Kandidaten. Es geht hier jedoch nicht nur um die Ästhetik, sondern auch um die Ergonomie. Ein Rechnungsprogramm ist ein integraler Bestandteil der täglichen Arbeit. Wenn man damit nicht gerne und schnell arbeiten kann, ist es keine Erleichterung.

Lexoffice macht hier gar keinen guten Eindruck, die Funktionen sind inkonsistent (bspw. gibt es bei der Übersicht zu den Serienvorlagen weder Suche noch Filterfunktionen) und mitunter mühsam zu erreichen (es erfordert bspw. 3 Klicks, um zur Übersicht der Angebote zu kommen: „Belege“ – „Ausgangsbelege“ – „Angebote“).
Die Hauptsuche ist als einzige bei Lexoffice keine Live-Suche, das kostet Zeit und ist einfach nicht mehr State-of-the-Art. Serienvorlagen und Lieferanten ignoriert sie komplett.

Bei aller Kritik, das Einnahmen Ausgaben-Widget im Dashboard von Lexoffice verdient als einziges seinen Namen. Während Billomat hier den die Beträge der „ausgestellten“ Rechnungen setzt (lässt sich leider nicht auf „bezahlte“ ändern), hat Sevdesk immerhin noch ein paar Balkendiagramme vorzuweisen.

Bankingfunktionen und automatischer Zahlungsabgleich der Buchhaltungssysteme

	Sevdesk	Billomat	Lexoffice
Anzahl Konten	Mehrere (via FinAPI)	3 Konten (via FinAPI)	Mehrere
Kontentypen	Giro	Paypal, Giro, Tagesgeldkonto, Kreditkartenkonto	Paypal, Giro, Tagesgeldkonto, Kreditkartenkonto
Überweisungen	Y (Einzel-/ Sammel)	N	Y
Automatischer Abgleich: Ausgangsrechnungen	Y	Y (Details)	Y (Details)
Automatischer Abgleich: Eingangsrechnungen*	Y	Y	Y
Abgleichslogik	Rechnungsnummer, Betrag, Kontaktname (konfigurierbar)	Kunden-IBAN, Betrag, Rechnungsnummer müssen stimmen	Rechnungsnummer, Betrag, Kontaktname
Support für Paypal-/ Kreditkartenzahlungen	N	Y	Y
Summe:	3	3	4

Der automatische Zahlungsabgleich ist eine sehr wichtige Funktion, erspart sie doch zukünftig enorm viel Zeit und verhindert unangenehme Fehler oder falsche Mahnungen. Grundsätzlich beherrschen das alle Systeme, doch die Unterschiede liegen im Detail. Die Logik der Zuordnung ist bei Sevdesk lobenswerterweise eigenständig priorisierbar. Das schafft Transparenz und Vertrauen in die Automatik. Billomat ist hier deutlich strenger, so klappt die Zuweisung nur, wenn zuvor die IBAN des Absender in den Kundendaten eingetragen wurde und der Betrag stimmt (Rechnungen mit aufgeschlagenen Mahngebühren erfordern dann entsprechend manuelle Zuordnung). Insofern ist hier einiges an Arbeit nötig und wenn ein Kunde mal von einem anderen Konto oder via Paypal bezahlt, dann passiert eben auch mal nichts. Zugegebenermaßen muss ich ergänzen, dass ich diese Funktion in der Praxis nur bei Billomat getestet habe. Mein Resümee ist, dass in 90 % der Fälle alles gut klappt.

Bei allen Systemen geht das auch für Eingangsrechnungen (zu zahlende Rechnungen). Hierbei werden nicht nur die Zahlungseingänge den Ausgangsrechnungen zugeordnet, sondern auch die Abbuchungen den Eingangsrechnungen. Bei Billomat und Lexoffice werden nicht nur die angeschlossenen Giro-Konten, sondern auch Tagesgeld-, Paypal- und Kreditkartenkonten gescannt. Wow. Lexoffice unterstützt genau wie Sevdesk auch ausgehende Überweisungen. Hier hat Billomat Nachholbedarf.

Integration externer Zahlungsanbieter und Lastschrift

	Sevdesk	Billomat	Lexoffice
Zahlungsdienstleister*(Lastschrift etc.)	Nur Paypal	Mollie, Paypal, Paypal Paycode	GoCardless, Paypal, Paypal Paycode
Kosten der Erweiterung	/	kostenlos	SEPA-Held (10 € p.M./ 02/2023)
Kosten pro Lastschrifteinzug	/	0,9% + 0,25 €, Mollie	1 % + 0,20 € (max. 1 €), GoCardless
Summe:	0	1	1

Sevdesk bietet als einziges System keine Erweiterung zur Integration zusätzlicher externer Zahlungsdienstleister an. Billomat unterstützt mit einer kostenlosen Erweiterung die Integration des externen Zahlungsanbieters Mollie aus Holland. Bei Lexoffice steht der Dienst GoCardless aus England zur Verfügung, der über eine kostenpflichtige Erweiterung von SEPA-Held genutzt werden kann. Beide, bei Lexoffice GoCardless und bei Billomat Mollie, habe ich mir genauer angeschaut.

Die Einrichtung von GoCardless ist einfach und angenehm, die Einrichtung von Mollie ist umständlicher und die Freischaltung dauert wesentlich länger als bei GoCardless. Der Support bei Mollie reagiert prompt und ist freundlich, könnte jedoch engagierter sein, es gibt z.T. Sprachbarrieren (dann lieber gleich auf Englisch). Der Support von GoCardless ist persönlich und sehr professionell.

Auch werden bei Mollie, einem holländischen Unternehmen, Dokumente verlangt, die deutschen Firmen Probleme bereiten können: Eine Gewerbeanmeldung, die nicht alter als 12 Monate ist? Darauf muss man erst mal kommen (In Holland, dem Ursprungsland von Mollie erhält man laut Support jährlich eine neue Bestätigung). Alternativ ein Handelsregisterauszug, auch nicht so leicht, wenn man kein Händler, sondern eine Agentur ist. Aktuelle Steuererklärung, der letzten Monate? Für diejenigen die damit immer sehr spät dran sind ebenfalls nicht möglich. Kurz: Das Onboarding von Mollie ist komplex und unangenehm, dass es anders geht, zeigt GoCardless.

Immerhin: Bei beiden Tools lassen sich die Landingpages zur Zahlungsabwicklung mit dem eigenen Logo und bei Mollie zusätzlich mit einem Hintergrund ein wenig anpassen. Das schafft Vertrauen und ist gerade bei Zahlungsmethoden unerlässlich. Auch die Auszeichnung auf dem Kontoauszug lässt sich bei Mollie anpassen. Ein großes Plus in Sachen Transparenz.

Mollie bietet eine große Liste an Zahlungsdienstleistern an. Darunter alle bekannten Systeme aber auch lokale Anbieter aus Belgien und Holland. Die Gebühren sind günstig aber nicht wie bei der Konkurrenz gedeckelt. Hier sollte man klar überlegen, für welche Art von Rechnungen man die Systeme einsetzen möchte. Persönlichen Kontakt hatte ich bei Mollie bisher nicht, bei einer solche sensiblen Angelegenheit wie einem Zahlungsanbieter wäre das jedoch durchaus wünschenswert. Das Backend von Mollie ist klar aufgebaut und die Funktionen sind einfach zu finden. Die Implementation mutet einfach an. In der Praxis sind jedoch ein paar Schritte zu erledigen, um einen Kunden für die Lastschrift aufzugleisen. Meine haben es bisher nicht geschafft.

Wer Lastschrift mit Sevdesk automatisieren möchte, ist hingegen aufgeschmissen, hier geht nur der klassische Export über eine SEPA-XML-Datei, die man dann doch wieder regelmäßig manuell an die Bank übergeben muss.

Lexoffice kann Lastschriften zwar automatisieren, aber nur über den (Middleman-)Anbieter SEPA-Held, der zum einen 10 € pro Monat zusätzlich kostet und zum anderen eigene gebrandete E-Mails an die Kunden versendet, um diese dazu aufzufordern, ihr Lastschriftmandat zu erteilen. Für mich ein No-Go. Zumal dann ja noch im Anschluss das Branding von GoCardless dazu kommt. Drei Brandings (Lexoffice, SEPA-Held, GoCardless), nur um Lastschrift zu aktivieren, sind mindestens zwei zu viel. Dass der Zahlungsabwickler dann auch noch mal auf dem Kontoauszug auftaucht – geschenkt. Fairerweise muss man auch sagen, dass bei Billomat am Ende, nach Erteilung des Lastschriftmandats via Mollie, auch das Billomat-Logo erscheint.

Fazit: Keine der Lösungen überzeugt uneingeschränkt. Die Lexoffice-Variante ist sperrig und umfasst drei verschiedene Anbieter. Das verwirrt die Kunden unnötig und wirkt nicht zuendegedacht. Billomat bringt mit seiner eigenen Lösung in Kooperation mit Mollie eine vielversprechende Variante an den Start. Was diese in der Praxis taugt wird ein weiterer Test ergeben.

Spoiler Alert 2023: Der Test ist gescheitert, Mollie hat enttäuscht. Das System ist kompliziert einzurichten, Lastschriftfreigabe hat ewig gedauert. Die geforderten Dokumente sind dämlich ausgewählt. Der Support war wie gesagt zwar prompt, aber nicht hilfreich. In der zweimonatigen Testphase 2022 gab es zweimal schwerwiegende Bugs. Einmal wurde eine Test-Zahlung aufgrund eines Systemfehlers sogar rückabgewickelt. Dann ging das Kundenbranding auf der Zahlseite nicht. Und: Die Kunden haben es kaum verstanden. Irgendwie bleibt wirklich nur die normale Lastschrift via SEPA XML-Datei. Dies werde ich jetzt 2023 einrichten und dann separat erklären.

Funktionen zur Erfassung von Eingangsrechnungen

	Sevdesk	Billomat	Lexoffice
Dokumenten-Upload	Y	Y	Y
Scan via App	Y	Y	Y
GetMyInvoices Invoicefetcher	Y (ab 11 € p.M.) (ab 7 € p.M.)	N	Y (ab 11 € p.M.) (ab 7 € p.M.)
Cloud-Storage Scan*	N	Y	N
IMAP-Folder Scan*	N	Y	N
Eigene Invoice E-Mail-Adresse*	N	Y	N
Summe	3	5	3

Eingangsrechnungen kommen auf ganz unterschiedlichen Wegen daher, gerade darum ist es wichtig, möglichst wenig Arbeit mit ihnen zu haben. Glücklicherweise gibt es Anbieter wie GetMyInvoices und Invoicefetcher, die regelmäßig externe Anbieter nach neuen Rechnungen scannen. Leider ist das immer kostenpflichtig (ca. 11 € p.M. für gerade mal 5 Portalverbindungen bei GetMyInvoices), für die Praxis letztlich wenig geeignet.

Umso praktischer ist es, dass Billomat hier zusätzliche sehr innovative Wege geht und eine eigene E-Mail bereitstellt, an die man Rechnungen weiterleiten kann, damit diese sofort in der Inbox erscheinen. Genial! Auch kann man einen externen Cloud-Speicher hinzufügen und einen IMAP-Ordner definieren, die regelmäßig nach neuen Dokumenten gescannt werden.

Ein mir sehr wichtiger Punkt ist auch, dass ich meine Kosten, also die Eingangsrechnungen, einfach mit einer App fotografieren und direkt in das System laden kann. Das können alle drei getesteten Anbieter.

Auch, wenn die Summe der Punkte hier in der Tabelle recht knapp aussieht: Die Funktionen von Billomat zur Sammlung von Eingangsrechnungen sind nicht nur extrem flexibel und praktisch, sondern sie sparen auch die bei den anderen Anbietern anfallenden nicht unerheblichen Zusatzkosten.

Kundenportal und Angebotsannahme

	Sevdesk	Billomat	Lexoffice
Kundencenter	N Externes Projekt in Planung (ca. 10 € p.M.)*	Y	Y
Modernes Design des Kundencenters	/	N Veraltetes Design	Y Modernes Design
Responsives Design	/	Y	Y
Loginmöglichkeit für Kunden im Kundencenter	/	Login & Passwort oder Magic-Link	Zugang über Postleitzahl
Eigenes Branding im Kundencenter	/	Y Logo, Farben, Hintergrundbild	N Keine Anpassung mögl., Lexoffice-Branding
Angebotsannahme im Kundencenter	/	Y Leider nur pauschal aber mit Kommentarfunktion	Y Gut: Entscheidungszwang bei optionalen Posten
Alle Dokumenttypen im Kundencenter	/	N inkl. RSS-Feed und Kontakt/ Kommentare! Fast alle, leider Keine Briefe!	N Nur Angebote und Rechnungen
Eigene URL via CNAME Eintrag (DNS)	/	N	N
Summe	0	4	4

Ich möchte meinen Kunden die Möglichkeiten bieten, ein Kundenportal aufzurufen, in dem sie idealerweise alle Rechnungen, Angebote, Briefe und Verträge oder andere Dokumente einsehen können. Das geht nur mit Billomat und Lexoffice. Wobei Billomat hier alle verfügbaren Dokumenttypen erlaubt und Lexoffice nur Angebote und Rechnungen. Auch bietet Billomat eine größere Flexibilität bei der Anpassung des Brandings. Eigenes Logo, Farben und Hintergrund sind einstellbar. Das geht bei Lexoffice nicht. Hier prangt zudem ein zwar dezentes, aber zentrales „Powered by Lexoffice“.

Beide Systeme erlauben auch die Angebotsannahme. Billomat leider nur pauschal, Lexoffice erzwingt immerhin eine Entscheidung, sofern optionale Posten im Angebot enthalten sind. Das ist bedauerlicherweise ein großer Wermutstropfen, da Kunden dazu tendieren, optionale Posten zu ignorieren.

Das Kundenportal von Billomat

Das Kundenportal von Lexoffice

Lexoffice: Sähe doch auch das Dashboard so schön aus. Leider ist es nur das Kundencenter. Es sieht aber nicht nur gut aus, es erzwingt auch Entscheidungen bei der Angebotsannahme, wenn optionale Posten integriert sind. Vorbildlich.

Anpassungsmöglichkeiten: Dashboard, PDFs und HTML-E-Mails

	Sevdesk	Billomat	Lexoffice
HTML-E-Mails	N Nur WYSIWYG-Editor	Y Freier HTML-Code	N Sehr eingeschränkt (fett und Links, nicht offiziell)
Logo in der Signatur	N (siehe Thread)	Y	Y/N Ja, aber nicht frei platzierbar (am Ende)
PDF-Editor	Y (Vorlagen und freier HTML-Editor)	Y (Editor und freies Design via Word-Vorlage)	Y (Guter Editor, keine freie Gestaltung)
Eigene Fonts im PDF	N	Y	N
Mehrere PDF-Vorlagen	N	Y	N
Eigenes Branding im Dashboard	N	Y (Logo und Favicon)	N
Platzhalter für Texte E-Mails, PDFs	27	>200 (alleine 75 für Rechnungen)*	8
Summe	1	6	2

Es ist mir sehr wichtig, dass mein Rechnungsprogramm möglichst dezent seinen Dienst verrichtet, keine Werbung für sich nach außen macht und angenehm zu bedienen ist. Außerdem erwarte ich, dass es mir Möglichkeiten bietet, meine gestalterischen Vorstellungen umzusetzen.

Ganz klarer Sieger in dieser Disziplin, mit großem Abstand, ist Billomat. Die Anpassungsmöglichkeiten bieten alles, was man als Entwickler und erfahrener HTML-Kenner braucht und liebt. Alle Vorlagen sind sehr flexibel anpassbar, zusätzlich kann man verschiedene Varianten anlegen und bei Bedarf allen Dokumententypen zuordnen.

So könnte das PDF sowie die E-Mail einer mit Lastschrift zu bezahlenden Rechnung komplett anders aussehen als von einer, die überwiesen werden soll und ander eTexte enthalten. Da man Kundenattribute vergeben kann, ist man noch flexibler in der Art der Daten, die man in den Dokumenten anzeigt. Einen designten Brief an den Kunden mit einem WordPress-Login, den man vorher in den Kundendaten hinterlegt hat? Kein Problem, denn auch Kundenattribute lassen sich mit Platzhaltern aufrufen und in den PDF-Vorlagen verwenden. Eigene Fonts? Bei Billomat ganz einfach. Eigene flexible Vorlagen? Ebenfalls bei Billomat ganz leicht mit Word zu erstellen. Aber auch der integrierte Layout-Wizard reicht für die meisten Anwendungsfälle.

Lexoffice ist hier sehr eingeschränkt. Zudem sind die HTML-E-Mails derart unschön formatiert, dass es immer ein zusätzliches „Padding“, also einen Innenabstand, an der linken Seite gibt. Ich gehe sogar so weit, zu sagen, dass es sich hierbei um einen Fehler handeln muss. Denn Sinn ergibt dieser Quatsch nicht (siehe gelbes Rechteck im Screenshot unten). Auch lässt sich bspw. der Link zum Kundencenter nicht anpassen (nur aktivieren, oder deaktivieren). Wer also kein grün nutzt und eher eine formale Sprache bevorzugt, ist hier aufgeschmissen. Schlimmer noch beim Angebotsversand: Etwas anderes als „Das Angebot ist da!“ steht nicht zur Auswahl. Eindeutig zu wenig und geradezu lächerlich plump.

Sevdesk bietet sehr komplexe Bearbeitungs-Tools zur Gestaltung der PDFs, die Vorlage erschlägt schon etwas. Leider kann man keine Varianten anlegen. Ansonsten sind die Tools hier flexibel. Lediglich der veraltete WYSIWYG Editor für die HTML E-Mails bringt keinen Spaß, aber bietet immerhin die Standards. Darauf muss man bei Lexoffice ganz und gar verzichten. Das ist geradezu peinlich. In den Kundenforen der beiden Tools (Sevdesk, Lexoffice) gibt es Threads, die sich schon über Jahre hinziehen und die mangelhafte Signaturfunktionen bemängeln. Lexoffice unterstützt Links in Signaturen erst seit wenigen Monaten und nur über einen unschönen Copy-and-paste Trick.

Gesamtwertung

	Platz 3: Sevdesk	Platz 1: Billomat	Platz 2: Lexoffice
Must-have Features	5	5	5
Ergonomie & Design	2	4	1
Bankingfunktionen	3	3	4
Externe Zahlungsanbieter	0	1	1
Eingangsrechnungen	3	5	3
Das Kundenportal	0	4	4
Anpassung: Dashboard, PDFs und HTML-E-Mails	1	6	2
Summe:	13	27	20

Keines der getesteten Programme ist wirklich schlecht. Das muss man einleitend voranstellen. Alle leisten solide Arbeit, aber darauf kam es mir gar nicht an. Davon gehe ich bei einem Abo-Modell einfach aus. Jedes hat zudem seine spezifischen Stärken und Schwächen. Lexoffice besticht durch ein durchdachtes Kundencenter, Billomat punktet mit seiner enorm flexiblen Anpassungsfähigkeit und Sevdesk birgt, soweit ich weiß, besonders viel Spielraum bei buchhalterischen Aufgaben (aufgrund mangelnder Kenntnis meinerseits ist dieser Punkt leider nicht Gegenstand des Tests gewesen).

Dennoch gibt es eklatante Lücken: Dass Sevdesk kein Kundencenter mitbringt, ist für mich ein K.O.-Kriterium, dass Lexoffice Mahnungen nicht automatisch versendet ebenfalls. Die schlechte bzw. fehlende HTML-Unterstützung für die Mail-Gestaltung bei Sevdesk und Lexoffice sind enttäuschend.

Mir war insgesamt zudem sehr wichtig, dass ich das Programm irgendwie zu „meinem Programm“ machen kann. Dass ich wesentliche Elemente konfigurieren kann und nicht bei jedem Wunsch, den ich habe, an die Grenzen der Machbarkeit komme. Ich erwarte kein funktionsüberladenes Wunderland. Ich gehe eher davon aus, dass die beschriebenen Anforderungen wie HTML-Mails, Mahnwesen, PDF-Anpassung, Kundencenter irgendwie eher Standards sein sollten. Aber weit gefehlt. Eine eigenes Logo im Dashboard? Für mich sehr wichtig, denn ich arbeite ja nicht im Rechnungsprogramm des Anbieters, sondern meiner eigenen Firma. Und es ist schon nervig, den halben Tag mit dem Branding der Anbieter konfrontiert zu sein.

Ich habe insgesamt überhaupt nur zwei Programme gefunden, die bspw. eigene Schriftarten in PDF-Dokumenten erlauben. Sicherlich ist das nicht kriegsentscheidend, aber es sind eben Details, die bei ansonsten vorhandener Funktionsgleichheit dann doch den Unterschied machen können. Bei den Buchhaltungsfunktionen vertraue ich dann doch letztlich auf den Steuerberater.

Letztlich sollte aber nicht nur meine Meinung ausschlaggebend sein. Daher möchte ich zum Schluss noch auf die wichtigsten Foren verweisen. Die Stimmung in den Foren ist mindestens ein guter Indikator dafür, welche Probleme einem auf dem Weg begegnen. Natürlich muss man sich dessen gewahr sein, dass viele Benutzer in solchen Foren irgendwann meckern. Aber so ganz von der Hand zu weisen ist manche Kritik nicht. Auch anhand der Anregungen lässt sich gut erkennen, wie schnell die Entwicklung ist und wie lange manche Ideen nicht-umgesetzt im Raum stehen. Dass Lexoffice Mahnungen nicht automatisch versendet, habe ich mit großem Erschrecken erst darüber erfahren.

	Sevdesk	Billomat	Lexoffice
Knowledge-Base/ Hilfe	Wissensdatenbank	Hilfe-Center	Funktionsübersicht
Ideen-Forum	Feature Requests	Ideen-Forum	Uservoice Forum
Kundenforum	Offizielles Forum	Offizielle Community	Community und Offizielles Forum
Facebook (17.2.2022)	18.211 Follower	10.756 Follower	24.244 Follower
Changelogs/ Releases	Releases	Versionshistorie	Timeline

Fazit

Platz 1: Billomat

Auf dem ersten Platz landet in diesem Test Billomat. Auch wenn der Name irgendwie unschön klingt, naja vielleicht macht es das gerade auch sympathisch. Das Tool wirkt in seiner neuen Version modern, sehr funktional und sehr praxistauglich. Der Sieg kommt aber auch daher, dass die Unzulänglichkeiten der anderen Systeme teilweise wirklich eklatant sind.

Dass so etwas Banales wie eine formatierte HTML-Signatur bei Lexoffice und Sevdesk nicht möglich ist, ist einfach nicht zeitgemäß. Ich bin daher froh, Billomat gefunden zu haben und werde mich als nächstes intensiver mit der Lastschrift-Thematik via Mollie beschäftigen. Ein wesentlicher Vorteil neben den Individualisierungsmöglichkeiten ist bei Billomat, dass man sich durch die vielen Funktionen teure Zusatzerweiterungen spart. Nutzt man Lastschrift und ein Tool zum Abruf von Eingangsrechnungen, so kostet Lexoffice im direkten Vergleich mal eben mindestens 20 € mehr pro Monat.

Als Disclaimer möchte ich ergänzen, dass sich das ganze sicherlich anders darstellen würde, hätte ich nicht die neue Version von Billomat getestet, sondern die alte. Die neue ist jedoch noch im Beta-Stadium. Zwar voll einsetzbar, aber es sind eben noch nicht alle Einstellungen integriert. Daher muss man v.a. am Anfang vielleicht zwischendurch noch mal kurz zum alten System wechseln. Interessant: einige UI-Aspekte wie der Preloader oder das Interface erinnern an Crater.

Platz 2: lexoffice

Auf dem zweiten Platz folgt, sehr knapp dahinter, Lexoffice. Das Tool ist sehr solide entwickelt, überwiegend ausgereift, aber vereinzelt dann doch sehr eingeschränkt. Die fehlende Suche bei den Serienvorlagen macht es für mich fast unbenutzbar. Die Bankingfunktionen hingegen sind vorbildlich und verdienen ein Extralob. Dennoch werde ich das Gefühl nicht los, dass die Entwicklung stagniert. Das System sieht veraltet aus und im Forum wächst entsprechend der Unmut über fehlende neue Funktionen.

Viele Features von Billomat sind bei Lexoffice nur über kostenpflichtige Erweiterungen erhältlich (Abruf von Eingangsrechnungen oder Lastschriften via SEPA-Held). Lexoffice wäre damit bei ähnlichem Funktionsumfang ca. 20 € pro Monat teurer. Entscheidend war für mich dann jedoch die Usability: Das unergenonomische Interface hat dazu geführt, dass ich trotz 1,5-jährigem kostenlosen Testzeitraum nie richtig mit dem System warm geworden bin. Schade, aber Lexoffice besitzt viel Potenzial.

Platz 3: Sevdesk

Sevdesk schneidet in diesem Test durch die gewählten Zählweise und die Tests schlechter ab, als es eigentlich müsste. Grund dafür ist, dass ihm durch das fehlende Kundenportal gleich mehrere Punkte entgehen. Aber das war eben, genau wie die Integration externer Zahlungsdienstleister, ein wesentliches Kriterium für mich. Davon abgesehen leistet Sevdesk gute Arbeit. Das Tool wirkt ausgereift und der Kontakt mit dem Support war angenehm und prompt. Sevdesk besticht durch Spezialfunktionen und buchhalterische Flexibilität. Das mag für den ein oder anderen entscheidend sein, für mich war es nicht ausschlaggebend. Dennoch leistet es sich keine groben Schnitzer und gehört nicht zu Unrecht zu den beliebtesten Buchhaltungssystemen in Deutschland.

Update: 4.7.2027 Billomat hat die Banking-Schnittstelle ausgetauscht, ein automatischer Abgleich des Geldeingangs ist aktuell nicht möglich. Zugleich wurde nach einer Preiserhöhung das öffentliche Kundenforum abgeschaltet. Zuvor wurden automatisch die neuesten Beiträge aus dem Forum immer an ALLE angemeldeten User per E-Mail gesendet. Das ging eine lange Zeit gut, bis ein Kunde die Preiserhöhung als Betrug betitelt hat. Sofort wurde alles gelöscht. Seit dem gibt es das Forum nicht mehr. Eine offizielle Stellungnahme steht aus. Der Support reagiert weiterhin sehr erratisch. Meine Anfrage, warum der „Kunden werben Kunden“ Coupon nicht funktioniert, bleibt seit Wochen unbeantwortet. Meine Frage nach einem Entwickler-Zugang wurde prompt bearbeitet.